In der Geschäftswelt Deutschlands zählt nicht nur die pünktliche Zahlung – sondern auch das richtige Verfahren, wenn Zahlungen ausbleiben. Eine fundierte Mahnung bei Verzug ist essenziell für Unternehmen, um Liquidität im Blick zu behalten, Risiken im B2B Payments-Bereich zu minimieren und eine solide financial strategy umzusetzen.

Besonders im Jahr 2025, in einer wirtschaftlich anspruchsvollen Zeit mit zunehmender Bedeutung von digital banking, cash management und automatisierten Prozessen, ist das Thema Verzug aktueller denn je.

Unternehmen im corporate finance– und banking sector-Umfeld müssen sicherstellen, dass ihre Mahn- und Forderungsprozesse rechtssicher gestaltet sind: Vom Eingangs-Mahnschreiben über Verzugszinsen bis hin zur Dokumentation bei möglichen Rechtsfolgen.

Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie Sie als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) die Mahnung korrekt einsetzen, den Verzug rechtlich begründen, Verzugszinsen berechnen und Ihre Prozesse so aufsetzen, dass sie sowohl Compliance-anforderungen erfüllen als auch Ihre Unternehmens­wachstumsziele unterstützen.

Was bedeutet Mahnung im geschäftlichen Kontext?

Die Mahnung ist ein schriftlicher Hinweis an einen Schuldner, dass eine fällige Forderung noch nicht beglichen wurde und sie nun nachverfolgt wird. Im Unternehmensalltag – vor allem im Bereich B2B credit und Forderungsmanagement – dient sie als erster Schritt im Verzug und markiert den Übergang von „erwartete Zahlung“ zur „offiziellen Forderung“.

Dabei ist wichtig: Eine Mahnung begründet nicht automatisch Recht­sverzugszinsen, aber sie schafft klare Voraussetzungen dafür. Unternehmen sollten die Mahnung nicht nur als Formalität betrachten, sondern als integralen Bestandteil ihrer corporate treasury– und risk management-Strategie.

Eine gut formulierte Mahnung enthält:

• die konkrete Forderung (Betrag, Rechnung, Datum)
• Zahlungsziel und Hinweis auf Verzug
• Angabe von Verzugszinsen und eventuellen Mahnkosten
• Aufforderung zur Zahlung oder zur Kontaktaufnahme
• klare Fristsetzung

In der Praxis erleben viele Unternehmen, dass durch eine frühzeitige Mahnung der gesamte Verzug vermieden werden kann – insbesondere wenn freundliche Erinnerung und klare Kommunikation kombiniert werden. Dadurch wird die Beziehung zum Geschäftspartner im B2B Payments-Prozess nicht unnötig belastet und zugleich die financial automation unterstützt.

Wann tritt Verzug ein und was ändert sich 2025?

Im deutschen Recht tritt Verzug ein, wenn ein Schuldner nach Fälligkeit und Mahnung nicht zahlt. Gemäß §§ 286 ff. BGB ist der Schuldner dann in Verzug – ohne Mahnung nur in bestimmten Fällen (z. B. bei kalendermäßig bestimmter Leistung).

Seit 2025 rücken digitale Prozesse stärker in den Fokus: Unternehmen nutzen zunehmend electronic invoicing und automatisierte Mahn-Systeme. Dabei gilt: Die Mahnung kann – sofern vertraglich vereinbart – auch elektronisch versandt werden (z. B. per E-Mail oder über ein Portal). Wichtig ist allerdings, dass der Inhalt klar, nachvollziehbar und beweissicher ist.

Für 2025 heißt das konkret:

• Automatisierte Mahn­läufe müssen dokumentiert werden – die Mahnung muss jederzeit nachvollziehbar abrufbar sein.
• Auswirkungen auf das cash management: Schnellerer Verzug bedeutet schnelleres Einleiten von Maßnahmen, was die Liquidität sichert.
• Auch im banking sector gewinnt die korrekte Mahnung an Bedeutung, da Banken Forderungsportfolios zunehmend analysieren und Verzugsrisiken bewerten.
• Digitale Plattformen bieten neue Mahn-Features – Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Software die rechtlichen Anforderungen erfüllt und in ihre financial strategy integriert ist.

Ein Beispiel: Ein Lieferant sendet automatisch nach Ablauf des Zahlungsziels eine Mahnung per E-Mail. Das System protokolliert Versanddatum und Zeit, macht die Forderung automatisch fällig – und das Unternehmen kann bei Nichtzahlung direkt Verzugszinsen berechnen und weitere Schritte einleiten.

Rechtliche Anforderungen an eine Mahnung

Damit eine Mahnung rechtssicher ist, müssen mehrere Anforderungen erfüllt sein – sowohl formell als auch inhaltlich. Unternehmen im B2B Payments-Umfeld sollten dabei besonders sorgfältig agieren. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

• Klare Forderung: Betrag, Fälligkeit, Rechnung/Leistung sowie Schuldner müssen eindeutig genannt sein.
• Zahlungsziel oder Hinweis auf Verzug: Der Mahnung muss eine Frist oder der Übergang zum Verzug deutlich gemacht werden.
• Hinweis auf Verzugszinsen und Mahnkosten: Unternehmen können Verzugszinsen und ggf. Mahngebühren geltend machen, wenn sie den Schuldner ins Verzug setzen.
• Dokumentation: Versanddatum und Nachweis (z. B. E-Mail‐Versand, Zustellnachweis) sollten im Archivsystem abgelegt werden – wichtig für risk management und mögliche spätere Rechtsverfahren.
• Keine Pflicht auf Mahnung in allen Fällen: Bei kalendermäßig bestimmter Leistung tritt Verzug auch ohne Mahnung ein.

Für kleine und mittelständische Unternehmen empfiehlt es sich, eine Standard-Mahnungsvorlage zu entwickeln, die sowohl klassisch als auch digital versandt werden kann. So wird die Mahnung Teil eines strukturierten Forderungsprozesses. Integriert in die corporate treasury-Steuerung hilft dies, Liquiditätsrisiken besser zu managen.

Verzugszinsen: Berechnung und aktuelle Sätze

Wenn ein Schuldner trotz Mahnung in Verzug gerät, entstehen automatisch Verzugszinsen. Diese dienen als Ausgleich für den Zahlungsverzug und als Signal, dass Zahlungspflichten ernst genommen werden müssen. Für Verträge mit Unternehmen (§ 288 BGB) gilt seit 2023 ein gesetzlicher Verzugszinssatz von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, verblieben für 2025. Beim Konsumentengeschäft gilt 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Zur Berechnung:
Verzugszinsen = Forderungsbetrag × (Prozentsatz ÷ 100) × (Tage im Verzug ÷ 360)

Beispiel: Eine Forderung über 10.000 € gerät 30 Tage in Verzug. Basiszinssatz 2025 beträgt –4 % (angenommen). Für ein Unternehmen gilt dann 9 % + (–4 %) = 5 %. Verzugszinsen = 10.000 € × 5 % × (30⁄360) = 41,67 €.

Wichtig: Unternehmen dürfen zusätzlich Mahnkosten ansetzen – jedoch nur, wenn sie gerechtfertigt und angemessen nachgewiesen sind. Auch im corporate finance– und cash management-Kontext sollten diese Zinsen sowie Mahngebühren systematisch erfasst werden, um Forderungsportfolios korrekt zu bewerten.

Mahnung und digitale Prozesse im Forderungsmanagement

Mit der zunehmenden Digitalisierung im banking sector, bei business growth-Strategien und im financial automation-Bereich verändert sich auch die Mahnung. Die klassischen Mahn­briefe werden zunehmend durch automatisierte E-Mails, Portalmitteilungen oder integrierte Alarmfunktionen in ERP- und Buchhaltungssystemen ersetzt.

Wichtige Aspekte digitaler Mahnung:

• Automatische Mahnläufe verbinden Rechnungs- bzw. Buchhaltungssysteme mit Mahnmodulen.
• Versandnachweise (z. B. E-Mail‐Logs) werden archiviert und machen den Mahnprozess nachvollziehbar.
• Integration mit Workflow‐ und CRM-Systemen sorgt für lückenlose Verknüpfung zwischen corporate treasury, Kundenkommunikation und Forderungsmanagement.
• Analytics und Dashboards ermöglichen frühzeitiges Erkennen von Zahlungsausfällen – relevant für risk management und Unternehmenswachstum.

Tipp: Prüfen Sie Ihre Software auf Funktionen wie automatische Verzugserkennung, Mahn‐Workflow und Berichte über offene Forderungen. So wird die Mahnung Teil eines effizienten und zukunftsorientierten Forderungsprozesses.

Kosten und Gebühren bei Mahnung und Verzug

Unternehmen fragen oft, welche zusätzlichen Kosten im Mahn- und Verzugprozess entstehen dürfen. Neben Verzugszinsen können Mahngebühren, Inkassokosten oder außergerichtliche Beitreibungskosten anfallen. Entscheidend ist, dass diese Kosten angemessen und nachgewiesen sind – insbesondere im Umfeld von kleinen und mittleren Unternehmen.

Typische Positionen:

• Mahngebühr (z. B. 2. Mahnung)
• Gebühren für Inkasso oder Rechtsanwalt bei Beauftragung
• Gerichtskosten bei Klageerhebung

Ein KMU sollte klare Regelungen in seinen AGB oder Verträgen haben, um Mahn- und Verzugskosten durchsetzbar zu machen. Auch im B2B Payments-Umfeld ist Transparenz wichtig: Kunden wollen nachvollziehen können, warum Kosten entstehen. Dokumentieren Sie daher immer: Rechnung, Mahnung, Frist sowie entstandene Mahnkosten. So vermeiden Sie Streitigkeiten und stärken Ihre Position.

Umgang mit säumigen Kunden und strategische Maßnahmen

Wenn Kunden regelmäßig nicht zahlen, ist mehr gefordert als eine Standard-Mahnung. Für Unternehmen mit Fokus auf business growth und financial strategy empfiehlt sich ein gestuftes Vorgehen:

• Freundliche Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fälligkeit – wirkt oft präventiv.
• Erste offizielle Mahnung mit klarer Fristsetzung und Hinweis auf Verzugszinsen.
• zweite Mahnung mit Mahngebühren und letztem Zahlungs­aufruf.
• Einleitung von Inkassomaßnahmen oder rechtliche Schritte bei anhaltendem Zahlungsverzug.

Dabei sollten Sie Kunden-Segmentierung betreiben: Risiko-Kunden früher mahnen, Großkunden häufiger persönlich kontaktieren. Auch im Rahmen des corporate treasury-Managements macht es Sinn, Zahlungsausfälle zu analysieren und entsprechende Zahlungsbedingungen oder Vorkasse zu fordern. So tragen Mahnung und Verzug zur Stabilität der Liquidität bei.

Internationale Aspekte und Besonderheiten für den deutschen Markt

Auch wenn Sie überwiegend in Deutschland tätig sind, können internationale Geschäfte relevant sein. Im banking sector und bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften gelten zusätzlich Besonderheiten:

• Verzugszinsen und Mahn-Fristen variieren je nach Land.
• Im EU-Binnenmarkt gelten oft gemeinsame Regelungen – etwa zur E-Invoicing oder elektronischen Mahnung.
• Für deutsche Unternehmen ist wichtig: Der Sitz des Schuldners und der Gerichtsstand können Einfluss auf Mahnverfahren haben.
• Dokumentation sollte zweisprachig oder auf Englisch vorhanden sein, wenn internationale Partner beteiligt sind.

Für den deutschen Markt gilt weiter: Vertragsbedingungen (z. B. in AGB) müssen transparent sein – sowohl gegenüber kleinen Partnern als auch im größeren B2B-Kontext. Mahnung und Verzug sind Bestandteil eines internationalen risk management-Ansatzes.

Mahnung im digitalen Zeitalter: Automatisierung und Effizienz

Die Digitalisierung hat das Mahnwesen revolutioniert. Wo früher Papierbriefe und manuelle Abläufe dominierten, setzen Unternehmen heute auf automatisierte Mahnprozesse und digitale Kommunikation. Eine digitale Mahnung kann per E-Mail, über Kundenportale oder automatisch durch ERP-Systeme verschickt werden. Wichtig ist, dass die elektronische Übermittlung rechtssicher dokumentiert wird – etwa durch Versandprotokolle oder Lesebestätigungen.

Durch Automatisierung wird das Mahnverfahren schneller, effizienter und kostengünstiger. Softwarelösungen erkennen fällige Rechnungen automatisch und verschicken nach festgelegten Fristen Erinnerungen oder Mahnungen. Das hilft besonders kleinen Unternehmen, die keine eigene Buchhaltungsabteilung haben.

Darüber hinaus können digitale Systeme Verzugszinsen automatisch berechnen, Mahngebühren hinzufügen und offene Forderungen in Echtzeit auswerten. Diese Transparenz stärkt das cash management und ermöglicht es, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Tipp: Verwenden Sie Mahn-Tools, die GoBD-konform sind und eine revisionssichere Archivierung gewährleisten. So kombinieren Sie rechtliche Sicherheit mit effizientem financial automation.

Emotionale Intelligenz im Mahnwesen: Kundenbeziehungen erhalten

Eine Mahnung sollte nicht nur rechtlich korrekt, sondern auch kommunikativ geschickt formuliert sein. Besonders im B2B-Bereich hängt viel von der Beziehung zum Kunden ab. Ein zu harscher Ton kann eine langjährige Partnerschaft gefährden – ein zu weicher Ton wiederum wird oft nicht ernst genommen.

Hier kommt emotionale Intelligenz ins Spiel. Erfolgreiche Unternehmen verbinden klare Fakten mit einem respektvollen Ton. Eine freundliche erste Mahnung („Vielleicht ist die Rechnung versehentlich übersehen worden…“) schafft Verständnis und fördert Kooperation. Erst bei wiederholtem Zahlungsverzug sollte der Ton fester werden.

Psychologisch wirkt eine wertschätzende Kommunikation vertrauensbildend und signalisiert Professionalität. Zudem erhöht sie die Zahlungsbereitschaft – denn Kunden, die fair behandelt werden, begleichen offene Rechnungen häufiger.

Empfehlung: Entwickeln Sie standardisierte Mahntexte mit anpassbaren Tonalitäten – von freundlich bis bestimmt. So bleiben Sie professionell und schützen gleichzeitig Ihre Kundenbeziehungen, was langfristig auch Ihrem business growth zugutekommt.

Prävention statt Reaktion: Wie Sie Mahnungen vermeiden

Die beste Mahnung ist die, die gar nicht nötig wird. Durch klare Zahlungsbedingungen, transparente Kommunikation und automatisierte Prozesse lässt sich Verzug oft vermeiden.

Ein wirksamer Präventionsansatz beginnt schon beim Onboarding neuer Kunden. Legen Sie von Anfang an feste Zahlungsziele, akzeptierte Zahlungsarten und Mahnabläufe vertraglich fest. So wissen alle Parteien, was im Falle von Zahlungsverzögerungen passiert.

Automatische Zahlungserinnerungen einige Tage vor Fälligkeit sind ebenfalls effektiv. Sie reduzieren unbewusste Verspätungen und stärken die Liquidität. Zudem können Unternehmen Anreize für pünktliche Zahlungen schaffen – etwa kleine Rabatte oder Bonuspunkte für frühzeitige Überweisungen.

Ein gutes risk management erkennt potenzielle Problemkunden frühzeitig anhand von Bonitätsprüfungen und Zahlungshistorien. So vermeiden Sie Ausfälle, bevor sie entstehen.

Kurz gesagt: Wer seine Prozesse präventiv organisiert, spart Zeit, Geld und Ärger – und kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Business Growth und gesunde Kundenbeziehungen.

Inkasso und gerichtliches Mahnverfahren: Letzte Schritte im Verzug

Wenn trotz mehrfacher Mahnungen keine Zahlung erfolgt, bleibt oft nur der Weg über das Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren. Diese Schritte sollten jedoch überlegt und gut dokumentiert sein.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Verfahren zur Durchsetzung von Geldforderungen. Es wird beim zentralen Mahngericht eingereicht und kann vollständig online beantragt werden. Nach Zustellung des Mahnbescheids hat der Schuldner 14 Tage Zeit, Widerspruch einzulegen. Erfolgt kein Widerspruch, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen – die Grundlage für Zwangsvollstreckungsmaßnahmen.

Ein Inkassounternehmen kann den Prozess übernehmen, um Forderungen effizienter einzutreiben. Dabei entstehen zusätzliche Kosten, die im Rahmen des Verzugs oft vom Schuldner zu tragen sind.

Wichtig ist, dass Unternehmen den gesamten Mahnprozess – von der ersten Mahnung bis zur gerichtlichen Einreichung – lückenlos dokumentieren. Nur so ist eine rechtssichere und nachvollziehbare Bearbeitung gewährleistet. Fazit: Inkasso ist kein Zeichen von Härte, sondern Teil eines professionellen cash managements und sorgt dafür, dass offene Forderungen konsequent, aber rechtlich korrekt, beglichen werden.

Fazit

Eine rechtssichere Mahnung und das konsequente Management von Verzug sind mehr als Formalitäten: Sie sind Kernelemente einer modernen Finanz- und Unternehmens­strategie. Für kleine und mittlere Unternehmen heißt das konkret: Entwickeln Sie einen klaren Mahn- und Verzug-Prozess, setzen Sie automatisierte Tools ein, dokumentieren Sie alle Schritte und integrieren Sie diese in Ihr cash management und Ihre corporate finance-Planung.

Wenn Sie heute beginnen, Ihre Mahnprozesse zu strukturieren, schaffen Sie nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern verbessern auch Ihre Liquidität, stärken Ihre Geschäftspartner-Beziehungen und legen die Basis für nachhaltiges business growth. Meine Empfehlung: Führen Sie diese Woche eine neue Mahnungsvorlage ein – und analysieren Sie Ihre offenen Forderungen. So starten Sie direkt in eine effektive Umsetzung.

Referenzen

• Mahnung und Verzug – Industrie- und Handelskammer
• Säumige Schuldner – Mahnung und Verzug – IHK Bonn/Rhein-Sieg